Tarvitseeko Microsoft 365 backupata?
Microsoft 365 on ollut reilun vuosikymmenen saatavilla - toki aiemmin vahvemmalla Office 365 brändillä. Minulla, kuten monella muullakin asiantuntijalla, on pääosin kaikki työhön liittyvä data ja tieto pilvessä: OneDrive for Business ja Teams (ja sitä kautta SharePoint Online) hilloavat hervottomasti dataa hermostumatta. Otan lisäksi absoluuttisesti tärkeimmästä datasta kaksi omaa backuppia - yhden Azureen hajautettuna, ja yhden paikalliselle USB-levylle. Perussetup, mutta vaatii hieman peräänkatsomista ja palautusten testaamista, yleensä arkipyhinä koska silloin on näemmä aikaa.
Samalla kun pilvialustat kypsyivät, tuli usein puheeksi käyttöönottoprojekteissa varmuuskopiot. Tarvitseeko - tai miksi tarvitsee? - backupata kaikki oma tieto Microsoft 365:sta? Ottamatta vielä voimallisesti kantaa puolesta tai vastaan, pohditaan lyhyesti mikä tieto on yleensä kriittistä, ja mikä menee kohinan puolelle.
Exchange-sähköpostilaatikot ovat yhä sähköpostien, kalenterointien, ja erilaisten tukifunktioiden kulmakivi. Ymmärrettävästi suurin osa sähköposteista halutaan varmistaa. Jos käytössä on vielä .PST-tiedostoja paikallisilla työasemilla, ne tietysti hoidetaan paikallisin keinoin - tai hiljalleen siirretään data Exchangen hoteisiin.
OneDrive for Busineksen tiedot. Vähän kuin se vanha My Documents ennen vanhaan - ehdottomasti talteen.
SharePoint-työtilat - tämä vaihtelee. Yhtäältä SharePointissa on paljon aktiivista ja työstettävää tietoa ja tiedostoja, toisaalta näen paljon työtiloja johon on dumpattu vanhat levyjaot vuodelta 1995, koska "tärkeä." Toki ne levyjaot on backupattu johonkin aiemmin.
Teamsin private chatit - huikean tärkeitä juhlapuheissa, käytännössä ketään ei kiinnosta, jos ne katoavat. Kollektiivinen helpotuksen huokaus saattaa kuulua, jos vanhat painolastit äkkiseltään katoavat.
Kaikki muu - jos muistat vielä Sway'n, lienet yksi harvoista. Kaizala, Bookings, ja muut reunalla olevat Microsoft 365-työkuormat ovat varmasti yksittäisissä tapauksissa äärimmäisen kriittisiä, mutta varsinaista varmuuskopioitavaa näistä ei yleensä löydy. Semminkään, kun kyvykkyys varmistaa nämä on jotain heikon, hankalan ja olemattoman välillä.
Mutta Microsoft hoitaa backupit!
Microsoft luonnollisesti hoitaa omasta päädystään varmuuskopiot ja datan eheyden. Omalla tavallaan. Tavaamalla tarkkaan palvelun käyttöohjeita, voidaan päätellä, että esimerkiksi SharePoint Onlinessä tietoja säilötään 14 vuorokautta sen jälkeen, kun tiedot on poistettu - ja silloinhan pohjalla on jo 93 vuorokauden tietojen säilöntä. Tämä 93+14 vuorokauden kommittoituminen Microsoftin puolelta tietojen palautukseen tulee aina silloin tällöin vastaan projekteissa. "Miksi ottaisimme backupit, kun Microsoft voi palauttaa tiedot jopa 107 vuorokauden jälkeen deletoinnista/katoamisesta?"
Hyvä pointti, ja monessa tilanteessa tämä ylittää jo palautusajan perusbackupeille, joita paikallisissa ympäristöissä on vuosikymmenet tehty. Pari huomioita kuitenkin, jos sallitaan: kyseessä on Microsoftin tapa varmistaa datat, johon asiakkaalla on huono näkyvyys. Samoin kuukausi- ja vuosibackupit ovat mahdottomia hoitaa, jolloin palautus on maksimissaan tuo karkeat 100+ päivää.
Microsoft 365 Backup
Osin tästä hankaluudesta johtuen Microsoft julkaisi hiljan Microsoft 365 Backup-palvelun. Minulla on tästä paljon ajatuksia, jotka eivät ehkä tähän tekstiin täysin mahdu, mutta palaan teemaan tarvittaessa vielä myöhemmin.
Palvelu on näppärä ja helpohko: se osaa varmistaa sähköpostit, OneDrivet ja SharePointin. That's it. Täysin pilvipalvelupohjainen, ja mikä huikeinta - ei per-user lisenssiä. Palvelun kustannus on pay-as-you-go kulutuksen mukaan. Toisin sanoen, miten paljon varmistetaan, sen verran maksetaan levytilasta.
Tsekkaa moderni Excel-pohjainen laskuri palveluun täältä.
Microsoft 365 Backup on vielä preview-tilassa, ja tällöin yksikköhinta on $0.15/GB/kk. Jos esimerkiksi varmistan Exchangesta 500 GB, SharePointista 250 GB ja OneDrivestä 250 GB, levyä kuluu 1 TB ja kustannus kuukaudessa on $150. Eurohinta asettunee suunnilleen samoihin lukemiin.
Kustannus toki kumuloituu joka kuukausi, ja riippuen miten kauan varmuuskopioita hillotaan. Suurissa ympäristöissä (kymmeniä/satoja teratavuja dataa) kustannukset täytyy toki laskea hyvinkin tarkkaan.
Tarvitaanko varmuuskopioita?
Yhtäältä olen yhä sitä mieltä, että varmuuskopiot ovat aina tarpeen kriittisestä datasta. Erityisesti sähköpostilaatikot, joihin helposti lokeroituu vuosien datat. Toisaalta, miksi varmuuskopioita kannattaisi tehdä itse, kun kerran Microsoft hanskaa ne usean kuukauden ajalta itsekin?
Ransomware-hyökkäys on tähän yksi tulokulma. Jos tietomurron myötä data salataan, voidaan versiohistorialla ja Microsoftin backupeista palautella todennäköisesti melko hyvin osa datasta. Pitkäaikaista varmuuskopiota ei kuitenkaan tällöin ole.
Vastaavasti toinen tulokulma on compliance-vaatimukset. Jos tiedot täytyy säilöä vaikkapa vuosikymmeneksi, on varmuuskopiot pakko toteuttaa jotenkin. Vaihtoehtoja Microsoft 365 Backupin rinnalla on kolmannen osapuolen ratkaisut, kuten:
- Veeam – Microsoft 365 Backup & Recovery
- Synology (levypakka paikallisverkossa) – Active Backup for Microsoft 365
- Cloudally - Backup for Microsoft
Muitakin palveluita ja ratkaisuja toki on, nämä ehkä tulevat useimmin itselläni vastaan.
Lopuksi
Microsoftin vahva mukaantulo varmuuskopiointiratkaisuihin on hyvä ja tervetullut asia. Toisaalta, heidän ratkaisullaan sekä lähdedata, että varmuuskopiot ovat teknisesti saman toimittajan hoteissa. Kannustan miettimään rinnalle jotain vaihtoehtoista ratkaisua siitä huolimatta, ihan vain jos pilvipalvelussa on ukkosilmat tänään.
Autamme mielellämme pohdinnoissa liiketoimintan jatkuvuuden turvaamiseksi - oli kyseessä varmuuskopiot, compliance tai tietoturva yleisimmin! Ota yhteyttä täältä.